В лучшие времена, кибер-пространственная среда Китая может быть трудной для иностранных компаний, чтобы работать внутри. Строгий контроль над интернетом в стране может существенно повлиять на производительность корпоративных сетей, а его сложные правила кибер-безопасности могут сделать планирование и поддержание соответствующих и хорошо функционирующих инфраструктур очень сложным делом.
COVID-19 теперь выдвинул эти вопросы на передний план кризиса для ежедневной операционной производительности, оптимизации затрат и безопасности. Беспрецедентная потребность иностранных компаний, базирующихся в Китае, внезапно внедрить и перейти к масштабируемой и адаптируемой виртуальной работе или дистанционным режимам работы для почти всех процессов своей компании означает ежедневное воздействие на сложную экосистему интернета, и необходимость сделать это немедленно и эффективно с точки зрения затрат.
Чтобы решить эту проблему, компании должны сначала убедиться, что их теперь виртуальная рабочая сила обеспечена стабильными и простыми инструментами совместной работы и использует утвержденные каналы, которые должным образом защищены для передачи конфиденциальных данных.
Многие компании продолжают обнаруживать, что их системы и сети не соответствуют требованиям. Они должны проводить внутренние проверки или получать консультации по своей облачной и интернет-инфраструктуре, чтобы определить, как быстро решить проблему производительности, обеспечивая при этом безопасность данных и соблюдение пороговых значений не ставятся под угрозу.
Тем не менее, в то время как этот внезапный переход потряс корпоративные сети и традиционные рабочие системы, решения для работы практически хорошо разработаны и весьма доступны. В действительности, уже стало виртуальным или цифровым рабочее место. Для компаний существует четкая возможность перенести свои корпоративные рабочие процессы в интернет, от простых и полных коммуникаций компании и планирования, чтобы оцифровать и, возможно, автоматизировать свои бэк-офисные операции в Китае. Эта область может охватывать HR, зарплату, финансы и бухгалтерские процессы – все это может быть достигнуто как на английском, так и на китайском языках.
Таким образом, вспышка COVID-19 ускорила рост осознания того, что такие решения существуют и могут быть использованы для увеличения производительности. Целые отделы могут быть сделаны более эффективными, а затраты снижены. Эти решения еще никогда не пользовались таким высоким спросом.
В первой части этой серии статей из трех частей мы кратко обсудим сотрудничество в области трудовых ресурсов, цифровой учёт и управление расходами. Эти темы очень актуальны, поскольку кризис продолжает нарушать нормальные операции, но также имеют не менее важное значение для устойчивого функционирования вашего бизнеса в течение длительного времени после окончания пандемии.
Работа через облако: что это означает и каковы решения?
Виртуальная работа и удаленное сотрудничество уже давно стали частью корпоративного ландшафта. В последние годы цифровизация и интеграция значительно расширили сферу того, что может быть достигнуто удаленно. В настоящее время, большинство областей административной деятельности компании можно управлять, перейдя к более эффективному процессу онлайн. Неудивительно, что гибкое программное обеспечение лежит в основе почти всех новых решений, представленных сегодня на рынке.
Эта облачная технология, часто развертываемая с помощью SaaS (software-as-a-service), может всё шире использовать различные компоненты организации для повышения ее производительности и эффективности, обеспечивая при этом прозрачность. Облачные услуги, предоставляемые как SaaS, предоставляются через интернет, на основе подписки и минимизируют необходимость инвестирования в серверы, сети, стратегии резервного копирования и другую крупную инфраструктуру.
Как работает облачная технология в Китае
В Китае центры обработки данных, которые хранят и соединяют пользовательские данные, отличаются от глобальных сетей и в определенном смысле изолированы. Хотя облачные пользователи за пределами Китая взаимодействуют и сотрудничают со своими китайскими коллегами, оба они должны использовать отдельные учетные записи пользователей и обычно не могут получить доступ к данным компании из общего источника. Аналогичным образом, компании со штаб-квартирой за пределами Китая могут управлять системами и данными китайских компаний, используя учетную запись Пользователя Китая. Кроме того, некоторые поставщики облачных услуг, такие как Google, просто не работают надежно или вообще в Китае.
По этой причине важно, чтобы компании тщательно выбирали не только поставщика для предоставления своих облачных услуг в Китае, но и то, как и где их данные и облачные услуги будут настроены этим поставщиком, чтобы обеспечить их постоянную производительность, соответствие требованиям и безопасность.
Thomas Zhang, ИТ-директор Dezan Shira & Associates, говорит: «облачные технологии остались относительно закрытой отраслью в Китае. Хотя это может создать путаницу и разочарование для иностранных компаний на начальном этапе настройки и ознакомления, это не мешает подавляющим преимуществам использования облака в Китае».
В нашей статье «COVID-19: какие ИТ-системы следует развернуть для оказания помощи сотрудникам, работающим из дома» рассматриваются некоторые из наиболее популярных облачных и гибридно-облачных вычислительных систем, принятых в настоящее время в Китае. Одним из крупнейших игроков на рынке является Microsoft.
Облако Microsoft в Китае
Компании, использующие облачные службы в Китае, часто делают это по соображениям производительности или потому, что они должны хранить данные на материке в соответствии с правительственными постановлениями – и это может быть достигнуто с помощью китайских служб Microsoft. Корпорация Microsoft сотрудничает с китайским 21Vianet для запуска четырёх центров обработки данных в Пекине и Шанхае, предоставляя клиентам совместимые услуги и быстрое подключение между китайскими офисами.
Кроме того, Microsoft является первым поставщиком облачных услуг, объявившим, что их китайские центры обработки данных соответствуют общим правилам защиты данных Европейского Союза (GDPR). Microsoft также размещает центры обработки данных по всему миру, которые предоставляют несколько способов достижения производительности и соответствия требованиям, а также отвечают уникальным трансграничным требованиям.
Microsoft Azure, Office 365 и Dynamics 365 были объединены в одну комплексную экосистему для поддержки бизнеса (так называемая «стратегия Microsoft Three Cloud»). Они популярны среди иностранных компаний в Азии, потому что они предлагают предприятиям надежные, доступные и интегрированные возможности за небольшую часть стоимости их внутреннего строительства. Способность облака немедленно открывать или отключать емкость по мере необходимости позволяет компаниям гибко масштабировать затраты и услуги по мере изменения численности персонала или по мере роста спроса на скорость и функции.
Помощь в виртуальной и удаленной работе: Office 365 и группы
Office 365 – это облачная служба SaaS для повышения производительности, предлагающая, возможно, самый популярный и известный в мире набор приложений для бизнес-процессов.
Он состоит из привычного «офисного пакета» (Word, Excel, PowerPoint, Outlook как в онлайн, так и в локальных версиях), с более гибкими и надежными облачными функциями и функциями.
Он также может включать в себя новые приложения для связи, производительности и аналитики.
Среди них, Microsoft Teams особенно способен помочь многим компаниям лучше сталкиваются с виртуальными и удаленными рабочими ситуациями. Это центр для совместной работы с чатом, планирования, голосовых или видео встреч и звонков, обмена файлами и многое другое. Команды полностью интегрированы в Office 365, Outlook, SharePoint, OneNote, OneDrive и десятки других приложений для очень легкой совместной работы. Вместе ваши сотрудники могут подключиться через любое устройство или из любого места, чтобы взаимодействовать в своем офисе, своем городе или в любом другом месте в мире, легко и безопасно выполняя большинство задач по коммуникации и производительности.
Дополнительные инструменты, такие как платформа Power (PowerBI, PowerApps, PowerAutomate) и SharePoint, могут добавлять аналитику, интеграцию файлов и данных, а также возможности автоматизации для оптимизации бизнес-процессов и предоставления сведений о процессах компании, производительности и работоспособности.
Вместе этот набор приложений может помочь компаниям удовлетворить потребности в работе в цифровом и удаленном режиме, улучшая внутреннюю совместную работу, мобильность, интеллект и безопасность в рамках цифровой инфраструктуры корпоративного уровня, которая является масштабируемой по производительности и стоимости. С помощью правильного руководства о том, как моделировать и переходить на Office 365, вы можете быть запущены и иметь свой персонал обучен, в кратчайшие сроки.
Надежные базовые возможности Microsoft Azure в Китае
Более ИТ-ориентированные читатели могут захотеть узнать об Azure в Китае. Azure-это полный набор облачных служб, которые позволяют разработчикам и ИТ-специалистам создавать, развертывать и управлять приложениями. Azure-это платформа как услуга (PaaS), которая означает, что компании и частные лица могут «арендовать» цифровое пространство и инструменты для создания и запуска приложений и веб-сайтов. Azure предлагает компаниям возможность работать полностью в облаке или в гибридном формате – с использованием как облачных вычислений, так и локальных серверов.
Как платформа PaaS, Azure может содержать масштабируемые веб-сайты и приложения. Сотрудники могут получать доступ к приложениям и сайтам, размещенным в Azure, практически с любого мобильного устройства, а компании могут регулировать доступ сотрудников для обеспечения конфиденциальности и безопасности. Azure создает резервные копии всех данных в своих центрах обработки данных, обеспечивая защиту информации.
Ускорьте успех с подключенным облачным продуктом Dynamics365 для бизнеса
Приложения Dynamics365 работают без проблем вместе для комплексного решения, которое управляет всем вашим бизнесом-включая продажи, маркетинг, обслуживание, операции и коммерцию. Вы получите 360-градусное представление о своей организации, чтобы раскрыть идеи в реальном времени, которые приносят лучшие результаты.
Обзор бухгалтерского учета и управления расходами
Бухгалтерская, финансовая и налоговая управленческая деятельность занимает центральное место в повседневной деятельности любого предприятия. Эта работа является сложной и критически важной для успеха предприятия – обработка расходов и платежей, работа с затратами и прибыльностью, изучение отчетности и расчёт налоговых обязательств, в том числе. Эти виды деятельности оказывают фундаментальное воздействие на операционную и финансовую жизнеспособность предприятия.
В результате сегодня предприятия стремятся внедрить системы, повышающие точность и экономическую эффективность их финансовых и бухгалтерских процессов.
В Китае ситуация усложняется для многих иностранных компаний из-за сложной системы выставления счетов в стране и быстрых темпов налоговой реформы. Налоговые органы Китая в основном полагаются на местные счета-фактуры, называемые fapiao, для налогового контроля, сбора, инспекции и служащие доказательством покупки.
Ежедневная деловая активность компании не может быть завершена без вездесущего fapiao. Они должны выдаваться при осуществлении продаж и собираться в процессе закупок и возмещения расходов. Эти fapiao содержат исходную информацию и данные, которые необходимы предприятиям для ведения точной бухгалтерской и налоговой отчетности.
Управление как сбором fapiao, так и соответствующим возмещением входного и выходного НДС, заявленного в этих fapiao, увеличивает сложность работы по обработке кредиторской задолженности (AP), что затрудняет эффективную организацию учетных данных и расчёт управления расходами.
Проблемы традиционного управления расходами
Большинство руководителей малых и средних предприятий (МСП) знакомы с ручными процессами кредиторской задолженности (AP) и испытали разочарование в связи с обработкой Fapiao Китая. Обычно, когда сотрудник берет на себя расходы от имени компании, они должны сохранить бумагу fapiao или распечатать e-fapiao, вставить fapiao на бумагу формата А4 и вручную представить fapiao вместе с отчетом о возмещении утверждающему лицу.
После физического получения бумаги fapiao от сотрудника или утверждающего лица, сотрудники AP должны проверить подлинность fapiao, уточнить, что fapiao ещё не был заявлен или возмещен, а затем вручную ввести информацию о fapiao в систему бухгалтерского учета и обработать ее в соответствии с China GAAP.
Они также могут нуждаться в дополнении дополнительной информации для целей групповой отчетности. Затем они должны дождаться одобрения соответствующего ответственного лица в своей компании, чтобы завершить платеж сотрудникам или поставщикам.
Весь ручной процесс AP неизбежно занимает много времени и приводит к многочисленным проблемам:
• Более высокая стоимость – физическая печать документов и ручная оклейка fapiao
• Низкая эффективность – команда AP инвестирует время в проверку fapiao, ввод данных и поиск одобрения
• Высокая частота ошибок – ручной ввод данных приводит к ошибкам данных, потере и избыточности
• Задержка в выплате – длительные периоды возмещения могут привести к задержке или пропущенным платежам и могут побудить некоторых сотрудников искать несоответствующие ярлыки
• Мошенничество – трудность проверить, был ли fapiao ложно получен или заявлен более одного раза
• Риск соответствия деятельности – налога из-за ошибок бронирования ставит компании под угрозу проверки со стороны налоговых органов
• Финансовая системная уязвимость – отсутствие поддержки данных и несвоевременная информация затрудняют лидерам проверку расходов, мониторинг движения денежных средств, просмотр обязательств и объективную формулировку бюджетной политики. Из-за этих неэффективных методов группа AP часто вынуждена бороться с горами бумаги и дублирующими усилиями
Как цифровое управление расходами может помочь облегчить ручные процессы выставления счетов
Для решения вышеуказанных проблем ручной обработки, лучшим решением является развертывание программного обеспечения для управления цифровыми расходами. Приложение для управления цифровыми расходами является облачным и мобильным программным обеспечением.
Персонал компании, бухгалтерская команда и утверждающие менеджеры могут легко использовать это приложение на английском и китайском языках, чтобы лучше оптимизировать и ускорить управление бизнесом, упростить удаленные представления и утверждения, а также свести к минимуму расходы и ошибки утверждения.
Он может быть развернут «автономно» в качестве полного мобильного приложения расходов и процесса утверждения, который будет рассмотрен в этой статье. В следующей статье этой серии будут объяснены дальнейшие преимущества интеграции цифрового управления расходами с аутсорсинговым учётом и ERP-системой для автоматизации сбора информации, возмещения расходов и различных других функций бухгалтерского учета.
Мобильное сканирование fapiao с автоматическим извлечением данных и утверждением возмещения расходов.
Когда сотрудник берет на себя расходы и нуждается в компенсации, сотрудник может сканировать бумагу fapiao и загрузить его непосредственно на портал с помощью своего мобильного телефона. Программное обеспечение идентифицирует большинство типов fapiao с помощью технологии оптического распознавания символов (OCR) или QR-кода. Это помогает оцифровать fapiao и создает электронные файлы fapiao в системах записи компании. Персонал может затем представить все загруженные fapiao для рассмотрения и утверждения в любое время и в любом месте.
Работники и менеджеры AP могут отслеживать и контролировать процесс возмещения или оплаты онлайн в любое время. Обзоры возмещения и утверждения производятся с помощью мобильного приложения или через компьютерный браузер. Это решение также работает для оптимизации процессов платежей поставщикам таким же образом.
Автоматическая проверка fapiao в реальном времени и увеличенная информация о расходах
Загруженный fapiao автоматически проверяется и проверяется с помощью системы государственной налоговой администрации Китая (STA). Это позволяет избежать дублирования fapiao, и кредит НДС также рассчитывается, что помогает избежать ошибок расчета и снижает подверженность компании мошенничеству.
Некоторые цифровые приложения для управления расходами интегрируются непосредственно с популярными китайскими службами путешествий и поездок, такими как Ctrip и Didi. Электронное fapiao s можно автоматически вытянуть до конца от этих платформ поставщика услуг в приложения управления расходами, более эффективно, для того чтобы помочь детализировать расход для утверждения возмещения.
В результате цифровые приложения для управления расходами помогают оцифровать процесс и записи расходов, повысить уровень внутреннего контроля и сделать утверждения расходов и связанные с ними процессы учета быстрее и более бесшовными, используя информацию в режиме реального времени.
Решение является недорогим для компаний, чтобы принять. Те, кто имеет сложный план счетов (категории расходов), могут получить экспертную помощь для настройки платформы в соответствии с ними. Компании с более простыми требованиями могут развернуть решение в течение нескольких дней и получить обучение и поддержку, чтобы помочь с их быстрым принятием.
Это подходящее время, чтобы использовать ИТ-решения в Китае
Напоследок, теперь во время COVID-19, настало время оцифровать и оптимизировать ваши процессы в China. Принятие решений в условиях кибер-пространственной среды Китая может быть затруднено для иностранных компаний, и все же существуют варианты с правильным руководством.
Инструменты для повышения эффективности таких функций, как коммуникация рабочей силы и сотрудничество или управление расходами, доступны, надежны, быстры в развертывании и экономически эффективны – не говоря уже о том, что соответствуют требованиям, безопасны и хорошо работают в Китае для глобальных компаний.
Вам понравилась статья? Напишите ваше мнение в комментариях!
Новости о Китае по материалам china-briefing.com
Читайте также на нашем сайте:
Covid-19 способствовал расширению интеллектуальных технологий
Изолированность Китайского интернета может неопрятно помешать ведению бизнеса. Я не понимаю, почему современный Китай все еще не отказался от этих глупостей и не упростил тем самым работу многим зарубежным компаниям в Китае.