В этой серии из двух частей, редакция Портала PRC.TODAY обсуждает решения для автоматизации бэк-офиса в Китае. Это включает в себя способы управления ключевыми соображениями, такими как доступ к надёжной поддержке и надёжным информационным ресурсам на местах, знание ИТ-программного обеспечения и вариантов обслуживания, уникальных для Китая, соблюдение законодательства, а также проблемы кибербезопасности и безопасности данных.
Часть 1 фокусируется на двух основных соображениях и предлагает соответствующие решения для них: во-первых, устранение пробелов в информационных ресурсах для облегчения эффективного принятия решений на таком чувствительном рынке, как Китай, и, во-вторых, обеспечение операционной стабильности вашего бэк-офиса, созданного в Китае.
В части 2 мы обсудим решения по поддержанию кибербезопасности и комплаенса для иностранных фирм, открывающих свои операции в Китае, а также способы усиления ИТ-поддержки на местах.
Автоматизация бэк-офиса в Китае
«Бэк-офис» компании относится к технологиям, услугам и человеческим ресурсам, необходимым для управления компанией. Эти услуги могут в совокупности охватывать отделы информационных технологий (ИТ), управления персоналом (HR), расчёта заработной платы, бухгалтерского учёта и администрирования компании. Роль бэк-офисных систем и сервисов заключается в поддержке функций фронт-офиса, которые поддерживают клиентов и генерируют доходы компании. Таким образом, услуги бэк-офиса жизненно важны для деятельности фирмы и её прибыльности.
По этой причине, всё больше и больше компаний предпринимают действия по автоматизации своих бэк-офисных операций и оцифровке, чтобы перевести функции в онлайн-режим. За этим сдвигом стоит множество движущих сил – повысить качество, эффективность и прозрачность, оцифровать свои записи, интегрировать функцию с другими приложениями, функциями и процессами, а в последнее время – включить удаленную работу в новом нормальном режиме после COVID-19. Преимущества принятия этих всё более простых шагов очевидны, но как компания может подготовить свою технологическую среду к внедрению этих изменений?
Традиционно, компании подходили к автоматизации своих зарубежных процессов в Китае, расширяя свою корпоративную систему из штаб-квартиры (HQ) в Китай, возможно, оставляя пробелы в местном соответствии и совместимости. Более мелкие фирмы попытались бы пропустить этот шаг, чтобы сэкономить затраты, внедряя локальное программное обеспечение, которое может быть несовместимо с HQ.
Сегодня компании в Китае пользуются всё большим набором лучших вариантов, часто в виде программного обеспечения как услуги (SaaS) или других облачных решений, которые предлагают лучшее из обоих миров, а также решений, которые могут интегрироваться в их существующие корпоративные структуры. Такие варианты могут быть очень выгодными, но они также могут привести к росту эко-системы приложений, каждая из которых адресует всё более конкретные функции. Это может привести к возникновению новых проблем, таких как риски для кибербезопасности и защиты персональных данных.
Независимо от того, какой подход используется, большинство компаний сталкиваются с целым рядом уникальных проблем, характерных для Китая, которые начинаются в тот момент, когда возникает новый вариант или потребность.
В этой статье мы кратко рассмотрим эти проблемы и поделимся некоторым практическим опытом и знаниями о том, как их преодолеть.
Отсутствие информации на уровне земли для принятия решений
Каждая компания сталкивается с целым рядом точек принятия решений на своем пути трансформации и цифровизации.
Как правило, компании могут работать без больших ИТ-проблем в повседневной деятельности, если у них есть надёжный ИТ-консультант(ы) в Китае или в штаб-квартире за рубежом. Однако в контексте автоматизации бэк-офиса, этого может быть уже недостаточно.
Чтобы поддержать переход к технологическому бэк-офису в Китае, ИТ-консультанты должны быть компетентны в различных функциях бэк-офиса, особенно в том, как эти функции применяются и регулируются в Китае. Например, кадровое приложение может хорошо работать для ваших сотрудников, руководства и ИТ-команд, но может лишь минимально соответствовать изменениям в китайском кадровом законодательстве. Если ИТ-консультанты не обладают достаточным опытом для выявления подобных рисков, они могут принять решения, ведущие к потенциальным проблемам соответствия требованиям в будущем.
Знания и опыт на местах, необходимые для принятия решений, создают большие проблемы для внутренних ИТ-консультантов, поскольку трансформационные технологии по своей природе быстро развиваются, и в этом отношении ИТ-среда Китая движется в своём собственном быстром темпе.
Решения
В целом, приведённые ниже проблемы необходимо рассмотреть, чтобы получить глубину и полноту информации, которая необходима в областях, ключевых для трансформации технологий в Китае:
Часто именно старшие ИТ-сотрудники, такие как ИТ-директор и главный информационный директор в Китае или в штаб-квартире за рубежом, полагаются на экспертное руководство при выборе систем и стратегий.
- Как будет работать решение, с точки зрения соответствия данным требованиям или интеграции со сторонними платёжными платформами?
- Какие существуют различия между этим решением и стандартной системой компании и каков её путь к интеграции (как правило, он должен быть)?
- Каким нормативным областям должно соответствовать технологическое решение, как часто оно меняется на рынке и какие обязательства берёт на себя поставщик решений в этом отношении?
- Как будут работать права на данные и владение ими при использовании технической службы и если услуги будут впоследствии прекращены?
Для того, чтобы сделать выбор, избегающим риска в Китае, компаниям рекомендуется сохранить одного или нескольких консультантов, которые имеют надёжный, активный опыт работы в Китае и участие в нескольких облачных и бэк-офисных решениях, важных для компании, и, которые способны решать, как минимум, области пользовательского опыта и производительности, интеграции/совместимости, непрерывности, данных, соответствия, безопасности и поддержки.
Проблемы обеспечения стабильности и непрерывности бэк-офисной системы
Независимо от того, расширяет ли компания централизованную систему в Китае или добавляет локальную систему в свою глобальную среду, успешная конфигурация системы – это только первый шаг. Следующий фокус должен заключаться в том, чтобы предпринять шаги по обеспечению более эффективной работы и “работы в любом месте”. Это требует, чтобы корпоративная система и сети работали надёжно и стабильно для поддержки этой новой рабочей нагрузки.
Общие проблемы, с которыми сталкиваются компании при поддержании производительности и непрерывности работы бэк-офисных систем, заключаются в следующем:
Проблема эффективности
Многие компании, возможно, успешно внедрили эти системы, но некоторые из них сталкиваются с проблемами эффективности, которые влияют на бизнес на определенном уровне. Недостаточная эффективность может быть связана, в частности, с коммуникацией, медленным доступом к системе, ручной или сложной работой внутри системы, отсутствием оперативного обучения конечных пользователей и своевременной поддержки. Например, небольшие офисы иногда не имеют управляемой сетевой среды. Для компаний, использующих SaaS или другие облачные бэк-офисные системы, размещенные за пределами Китая, или корпоративные системы, размещенные на ИТ-инфраструктуре в их штаб-квартире, скорость и стабильность сети могут быть общей и болезненной проблемой. В то время как решение для ускорения доступа, обходится за дополнительную плату.
Проблема надёжности
Ещё одна проблема, часто возникающая при внедрении технических решений, связана с тем, как заставить систему/платформу надёжно и стабильно работать. Для небольших компаний ограничение бюджета обычно приводит к отсутствию избыточности аппаратного или программного обеспечения, что создает потенциальный риск «единой точки отказа». Далее следует пояснить, что критические системы должны работать на кластеризованных серверах и оборудовании, чтобы иметь возможность мгновенно восстановить службу в случае единичного аппаратного или программного сбоя. Аналогичные ситуации возникают и для других ИТ-объектов, таких как подключение к Интернету, сетевое устройство (брандмауэр или коммутатор), источник питания и т.д.
Решения
Основываясь на нашем опыте работы с клиентами, приведённые ниже советы могут быть рассмотрены для смягчения проблем.
SaaS и облачная стратегия
Для большинства фирм SaaS или другое облачное решение – это первый важный шаг к созданию системы, работающей в любом месте. Однако для небольших компаний также может быть очень выгодно выбрать SaaS или другие облачные бэк-офисные решения, чтобы решить многие другие проблемы, упомянутые выше. Такие решения часто обеспечивают более эффективный и надёжный опыт работы по сравнению с локальной инфраструктурой и помогают компаниям избежать больших долгосрочных расходов. Сегодня такие решения все чаще интегрируются как с корпоративными системами, так и со сторонними.
Ускорение интернета и резервное копирование
Хорошо известно, что операции в Китае, которые зависят от подключения к международным сайтам и серверам, могут столкнуться с серьёзными проблемами. Многие компании не понимают, что поведение трафика в их собственной офисной сети может вызвать проблемы с эффективностью для пользователей в Китае. Для того, чтобы достичь хорошо работающей сети без ненужных затрат, компания должна выполнить простое, но тщательное тестирование сети, чтобы выявить наиболее существенные узкие места.
Для повышения эффективности международного интернет-трафика, после оценки стоимости и качества доступных вариантов, компании часто получают наибольшую прибыль, обновляя свой интернет последней мили или переходя на трансграничное интернет-решение, такое как арендованные линии или SD-WAN. Однако существует ряд сторонних решений.
Для надёжности компании, часто могут реализовать резервное подключение к Интернету последней мили через недорогую вторичную ссылку ADSL, в качестве резервной копии для обеспечения непрерывности систем автоматизации бэк-офиса.
Стоит также отметить, что иногда бремя зависимости от производительности международного трафика для автоматизации бэк-офиса, может быть уменьшено или полностью снято в тех случаях, когда ваши SaaS или другие облачные сервисы размещаются в стране или в близлежащих регионах. При планировании и настройке облачных сервисов желательно правильно понять, где будут базироваться серверы, и проверить, как эти серверы будут работать в Китае в различных условиях.
Единая коммуникационная платформа
Безусловно, одна из важнейших платформ, которая может обеспечить большую поддержку инструментов автоматизации работы бэк-офиса, используемых в вашей организации – это та, которая помогает повысить эффективность за счёт лучшей коммуникации, интеграции и совместного использования. Платформа единой связи (UC) объединяет различные методы связи, такие как аудио, видео, мгновенные сообщения, общий доступ к файлам, общий доступ к экрану и даже автоматизация рабочих процессов, и может быть очень полезна для поддержки всех систем и ежедневных операций, особенно для поддержки частых взаимодействий между командами, расположенными в нескольких офисах.
Выбор правильного инструмента UC также помогает обеспечить безопасный обмен дополнительной информацией. Это может помочь не только предотвратить утечку данных, по сравнению с обычными альтернативами, используемыми персоналом, такими как QQ, WeChat и другие «теневые ИТ-платформы». Выбор правильной платформы очень важен для достижения правильного баланса доступности, принятия, совместимости и безопасности.
Статья о ключевых ИТ-аспектах и решениях для автоматизации Вашего бэк-офиса в Китае, подготовлена Порталом PRC.TODAY, по материалам сотрудника агентства China Briefing – Томаса Чжана, директора по ИТ группы в Dezan Shira & Associates, базирующейся в шэньчжэньском офисе.
Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.
Китай повышает доналоговые дополнительные вычеты для расходов на НИОКР производственных фирм
