Компании сталкиваются со значительными операционными, финансовыми и стратегическими проблемами из-за вспышки COVID-19, хотя распространение вируса замедлилось, и ситуация, по-видимому, стабилизируется в различных регионах мира. По мере того как страны возобновляют свою экономику, предприятиям необходимо оценивать бизнес-риски, включая риск заражения, и эффективно управлять своей ликвидностью, чтобы пережить этот трудный период.
Однако именно в такие периоды экономических потрясений большинство предприятий становятся уязвимыми перед мошенничеством. В эпоху COVID-19, когда сотрудники обеспокоены ограничениями на поездки и когда работа на дому (WFH) является новой нормой, транснациональные компании (MNC) в Китае оказываются особенно подверженными риску мошенничества. Таким образом, для них как никогда важно заранее оценить возможные мошеннические риски внутри организации и увидеть мошеннические схемы насквозь.
Мошеннический треугольник в контексте COVID-19
Треугольник мошенничества показывает, что когда совершается мошенничество, есть три элемента, а именно давление, возможность и рационализация.
Внутреннее и внешнее давление
После вспышки коронавируса многие люди либо потеряли работу, либо им урезали зарплату. Финансовое давление на семьи будет возрастать с дальнейшим спадом мировой экономики. Это может создать или усилить мотивацию к совершению мошенничества и может повлиять на выживание вашего бизнеса во время длительного кризиса общественного здравоохранения.
Возможности
Из-за договоренностей WFH и ограничений на поездки многие ключевые бизнес-функции в настоящее время недоукомплектованы или не контролируются. Особенно при переключении и включении на борт третьих лиц (поставщиков, заказчиков и т. д.), полный и эффективный процесс скрининга обычно отсутствует. Оппортунисты могут воспользоваться этими обстоятельствами для манипулирования процессом выбора поставщика и ценообразования.
Рационализация
При усилении давления и снижении внутреннего контроля мошенникам легче использовать свои физические, умственные или финансовые трудности для оправдания своего не-этичного поведения.
Ключевые замечания по схемам мошенничества в контексте COVID-19
Учитывая рост мошеннической деятельности в рамках COVID-19, для каждого MNC крайне важно провести самооценку и определить области, которые наиболее подвержены рискам мошенничества, чтобы повысить уровень устойчивости фирмы.
Кроме того, важно, чтобы сотрудники знали, как защитить себя и свои компании от мошеннических рисков.
Ниже мы перечислим некоторые из лучших мошеннических схем, связанных с COVID-19, которые могут совершать сотрудники или поставщики, а также предложим превентивные меры предосторожности и решения.
Распространенные случаи мошеннической деятельности
Мошенничество с закупками
Различные компании подвержены различным формам бизнес-рискам, например, мошенничеству. Возьмем, к примеру, торговые и производственные компании при поставках из Китая. Этим компаниям рекомендуется уделять более пристальное внимание своим системам закупок и платежей, поскольку команда поставщиков и местное руководство наиболее склонны вступать в сговор с поставщиками против обещания взяток. Местные члены команды поставщиков могут также выбрать компании, управляемые друзьями и родственниками, в качестве предпочтительных поставщиков.
Подобные случаи конфликта интересов чрезвычайно распространены в Китае. Нынешний экономический кризис, вызванный COVID-19, может послужить дополнительным стимулом для совершения мошеннических действий. В таких условиях MNC должны усилить контроль и надзор за процессом отбора поставщиков и ценообразования. Более конкретно, для борьбы с риском взяток и сговора с поставщиками компании должны распределять различные этапы процесса закупок между различными сотрудниками и начинать расследование в случае расхождений в ценах на товары и услуги, которыми занимаются разные сотрудники.
Кража наличных денег
MNC должны обратить внимание на надлежащее разделение обязанностей, особенно по вопросам, связанным с выдачей кассовых чеков и выдачей наличных денег. Если инициирование и одобрение электронных банковских платежей контролируется одним и тем же лицом, или если одно лицо владеет как chops-компанией, так и корпоративной чековой книжкой, существует реальный риск кражи наличных денег. Аналогичным образом, если компания не распределяет должным образом обязанности между бухгалтерскими и кассовыми функциями, точность и полнота записей о доходах и капитальных расходах могут быть поставлены под угрозу, что может привести к мошенническим выплатам или другим формам экономических преступлений.
Фальсификация расходных требований
И наоборот, компании с большими китайскими командами должны тщательно следить за местной системой начисления заработной платы, иначе они могут быть подвержены мошенническим схемам начисления заработной платы и возмещения расходов и другим бизнес-рискам. Если генеральный директор вступает в сговор с командой HR по вопросам заработной платы или обходит её, они могут направлять деньги на свой личный банковский счет, создавая «призрачных сотрудников» или выдавая фиктивные бонусы. Если численность персонала велика, а показатели заработной платы значительны, обнаружить этот тип мошенничества может быть трудно. Точно так же оппортунистические работники могут воспользоваться низким уровнем надзора, чтобы создать мошеннические схемы возмещения и увеличить своё личное вознаграждение, завышая свои расходы, связанные с работой.
Предложения по снижению подверженности риску и решения
Разделение обязанностей
Разделение обязанностей имеет важное значение для ограничения возможных случаев хищения наличных денег и подобных бизнес-рисков. Инициирование и утверждение запросов электронного банкинга должно быть разделено на разных сотрудников. Одним из практических решений может быть то, что финансовый менеджер на уровне штаб-квартиры владеет жетоном электронного банкинга, который необходим для утверждения платежей.
Кассир, держащий корпоративную чековую книжку, не должен иметь свободного доступа к chops компании, иначе у него будет возможность инициировать платежи в банке, не будучи обнаруженным. Точно так же для обеспечения надлежащего учёта всех банковских операций и движения наличных денег кассир и бухгалтер не должны быть одним и тем же лицом.
Кроме того, компании должны регистрировать любые отгруженные товары с соответствующим счётом-фактурой, чтобы избежать таких бизнес-рисков, как обратные продаж, приносящие прибыль частным лицам, а не компании. Следует тщательно контролировать соответствие между данными инвентаризации, отгрузочными записями, выставлением счетов и данными о продажах в бухгалтерских книгах компании, а соответствующие обязанности должны быть надлежащим образом разделены.
Обеспечение надзора путём построения эффективной и чёткой системы отчётности
Соблазнившись преимуществами более компактной и эффективной структуры принятия решений, иностранные компании в Китае часто доверяют значительные полномочия единственному сотруднику — обычно законному представителю, что ведёт к потере прозрачности и контроля. Когда работник может выполнять важные обязанности без надзора, всегда есть риск, что этот человек в конечном итоге злоупотребляет своей властью и действует в своих собственных интересах. На постоянной основе акционеры должны следить за тем, выполняет ли каждый человек свои обязанности в соответствии с уставом общества и соответствующими законами и нормативными актами.
С точки зрения ценообразования продаж, ценовые диапазоны для различных продуктов должны быть твердо установлены. Для компаний, которые полагаются на свой персонал по продажам, чтобы привлечь новых клиентов, важно установить внутреннюю политику в этом отношении; некоторые продукты или услуги могут иметь установленную цену. Но это только частично, так как рекомендуется что бы другие стали предметом переговоров с каждым отдельным клиентом.
В последнем случае компании должны установить чёткую ценовую границу, в пределах которой сотрудники могут продавать данный продукт или услугу, например, является ли это определенный диапазон для всех продаж или набор различных диапазонов, основанных на проданном количестве. И если есть необходимость перейти к цене продажи за пределами заранее определенного диапазона, отдел продаж должен быть запрошен для получения дополнительного одобрения от старшего менеджера заранее. Это также снизит риск кражи наличных денег или сговора с клиентами.
Повторная проверка системы управления запасами
Внедрение на китайский рынок системы внутреннего контроля в области управления запасами имеет чрезвычайно важное значение в настоящее время. Для торговых и производственных компаний очень важно внедрить надлежащие ИТ-системы для мониторинга и автоматизации управления запасами, поскольку стало чрезвычайно трудно точно консолидировать заказы на закупку, полученные от клиентов, записи движения запасов и бухгалтерские записи.
Хотя наличие автоматизированной системы управления складом значительно снижает бизнес-риски незаконного присвоения запасов, физические подсчёты запасов также должны периодически проводиться для проверки точности электронных данных.
Кроме того, необходимо надлежащим образом распределить обязанности между менеджером по закупкам и менеджером склада, чтобы ограничить риск сговора единственного лица, принимающего решения, с поставщиками. Должна быть определена чёткая линия отчётности, в соответствии с которой менеджер склада даёт указание менеджеру по закупкам размещать новые заказы у поставщиков. Никакие заказы не должны быть сделаны без получения соответствующих разрешений от старшего менеджера.
Переоценка структуры корпоративного управления
При работе на высоко-рискованном рынке, таком как Китай, иностранные компании должны обеспечить реализацию своих программ комплаенса на местном уровне. Пассивного надзора сверху просто недостаточно, чтобы обезопасить себя от бизнес-рисков.
При создании нового предприятия в Китае крайне важно заранее планировать и внедрять эффективный механизм внутреннего контроля в структуру управления компанией. При надлежащем построении структуры корпоративного управления, обеспечивающей разделение обязанностей с чёткой и эффективной линией отчётности, акционеры будут иметь лучший контроль над своей деятельностью в Китае в долгосрочной перспективе. Акционеры должны тщательно определить роли и обязанности ключевых управленческих кадров на случай необходимости изменения структуры корпоративного управления в будущем.
Что должен делать бизнес
Для снижения потенциальных рисков управления бизнесом, связанных с пандемией COVID-19, всем компаниям в Китае рекомендуется разработать тщательный механизм внутреннего контроля и периодически пересматривать свои процедуры внутреннего контроля, чтобы обеспечить эффективность системы с течением времени.
Поэтому многие иностранные компании предпочитают привлекать аудиторскую фирму для проведения периодических проверок системы внутреннего контроля своих китайских дочерних компаний. Между тем, программы предотвращения мошенничества также должны быть подкреплены обучающим процессом, проводимым для местных команд, чтобы убедиться в том, что китайские сотрудники осведомлены о кодексе хорошего поведения компании.
Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.
Смелость действовать усиливает реформу Китая, открывающуюся перед вызовами
США, вероятно, ослабят ограничение поставок для Huawei, но не для бизнеса 5G
