Портал PRC.TODAY продолжает знакомить вас с нюансами бухгалтерского учёта в Китае.
(China Briefing) – Управление электронными счетами в Китае не так просто, как кажется. Бухгалтерский учёт и архивирование e-fapiao для целей возмещения должны соответствовать соответствующим правилам, чтобы избежать дополнительных налоговых расходов или административных штрафов со стороны финансовых органов и Управления национальных архивов.
Ускоряя развертывание электронного специального налога на добавленную стоимость (НДС) Fapiao (далее «специальный НДС е-Fapiao»), начиная с 21 декабря 2020, налогоплательщики по всей стране, имеют право принять НДС специальный электронный Fapiao выдаётся в пилотных местах.
Внедрение специального электронного счёта НДС по всей стране открыло эру комплексного цифрового управления счетами в Китае, но также вызвало проблемы с точки зрения ведения чёткого учёта и прозрачности в системе финансового управления налогоплательщиков. Фальшивый электронный адрес, дублированный ввод одного и того же электронного счёта, а также онлайн-управление и архивирование электронных карт могут вызвать головную боль у традиционных финансовых команд компаний.
20 декабря 2020 года Государственная налоговая администрация (ГНА) выдвинула требования по ведению бухгалтерского учёта и архивированию электронных счетов НДС для целей возмещения. В нем говорится, что налогоплательщики должны соблюдать Уведомление о регулировании бухгалтерского учёта и архивирования электронных бухгалтерских ваучеров для целей возмещения (Cai Kuai [2020] № 9) при управлении электронными счетами.
Cai Kuai (2020) № 9 не применяется только к электронным счетам НДС – он также применяется к управлению всеми электронными бухгалтерскими ваучерами, включая:
- Электронный счёт-фактура (e-fapiao);
- Финансовая электронная квитанция;
- Электронный билет;
- Электронный маршрут;
- Электронный платежный сертификат специализированный для таможни;
- Электронная квитанция банка;
- Прочие ваучеры электронного учёта.
Согласно Положению действительные и подлинные электронные бухгалтерские ваучеры имеют такую же юридическую силу, что и бумажные бухгалтерские ваучеры.
Налогоплательщики могут использовать электронный бухгалтерский ваучер, такой как e-fapiao, только для бухгалтерского учёта и архивирования для целей возмещения, если они удовлетворяют всем критериям или решат использовать бумажную копию электронного ваучера.
В любом случае налогоплательщики должны соблюдать соответствующие правила управления электронными учётными документами.
В дополнение к существующим трудностям в управлении e-fapiao, Cai Kuai [2020] № 9 также создает дополнительные проблемы для предприятий в аспекте соответствия требованиям к управлению e-fapiao.
Использование электронных бухгалтерских ваучеров для ведения бухгалтерского учёта и архивирования
Согласно Cai Kuai [2020] №9, налогоплательщик может выбрать электронный бухгалтерский ваучер для бухгалтерского учёта и архивирования для целей возмещения – если они всегда удовлетворяют всем следующим четырём критериям (что может быть требовательным для малых предприятий, которые не настроить интеллектуальные системы управления счетами и расходами):
- Полученные электронные бухгалтерские ваучеры проверяются на законность и подлинность.
- Передача и хранение электронных бухгалтерских документов безопасны и надежны, и любое вмешательство в электронные бухгалтерские документы может быть обнаружено вовремя.
- Используемая система учёта и расходов способна: получать и читать электронные бухгалтерские ваучеры и их метаданные точным, полным и эффективным образом; ведение финансовой отчётности по единой государственной системе бухгалтерского учёта; и выпуск электронных учётных документов и их метаданных в форматах, установленных Управлением национальных архивов. В системе бухгалтерского учёта должны быть установлены необходимые процедуры аудита и подписания, такие как обработка, проверка и утверждение, чтобы она могла эффективно предотвращать дублирование ввода электронных учетных документов.
- Архивирование электронных бухгалтерских документов и управление ими соответствуют требованиям, изложенным в Административных мерах по бухгалтерскому учету (Постановление № 79 Министерства финансов и Управления национальных архивов).
Использование бумажных копий электронных ваучеров для бухгалтерского учёта и архивирования
Если налогоплательщик не может выполнить вышеуказанные условия, он может использовать распечатанные копии электронных бухгалтерских ваучеров в качестве основы для бухгалтерского учёта и архивирования для целей возмещения, но оригинал электронного бухгалтерского ваучера должен быть сохранён одновременно, в соответствии с правилами.
Между тем, налогоплательщики также должны установить систему поиска между электронным бухгалтерским ваучером и бумажным бухгалтерским ваучером.
Идеальная поисковая система должна иметь возможность хранить бухгалтерские ваучеры и другие деловые документы в электронном виде, выстраивать бизнес-логические отношения между файлами, устанавливать ссылочные отношения между электронными бухгалтерскими ваучерами и бумажными бухгалтерскими ваучерами и обеспечивать многомерные условия поиска для быстрого доступа к оригиналам бухгалтерских документов. Таким образом, система может сэкономить время и рабочую силу, а также улучшить внутренний и внешний аудит.
Сроки хранения бухгалтерских записей
Компаниям также следует обратить внимание на то, что минимальные сроки хранения некоторых бухгалтерских записей – в бумажной или электронной версии, были изменены с 10 или 30 лет вместо первоначальных трёх, пяти, 10, 15 или 25 лет, в соответствии с Административными мерами по бухгалтерскому учёту архивов (Постановление № 79 Министерства финансов и Национального архивного управления), вступившие в силу с 1 января 2016 года.
Это требует от компаний оптимизации облачных систем хранения и решений для управления архивами.
Управление электронными счетами в Китае: решения для соответствия требованиям
Чтобы соответствовать вышеуказанным нормам, компаниям настоятельно рекомендуется создавать или обновлять свои решения в области информационных технологий, такие как система учёта расходов, система учёта и облачное хранилище, для управления и архивации электронных счетов и других учётных ваучеров и обеспечения их точность, надёжность, безопасность и полноту.
Идеальное ИТ-решение для управления электронными счетами должно выполнять следующие функции:
- Автоматически проверять действительность e-fapiao с НДС;
- Автоматически считывать электронные ваучеры точно, полностью и эффективно;
- Отклонить дублированную запись предоставленного электронного бухгалтерского ваучера;
- Установите необходимые процедуры аудита и подписания, такие как обработка, проверка и утверждение;
- Предотвращение подделки электронных бухгалтерских записей;
- Связывайте электронные счета-фактуры с другими ваучерами и систематически храните документы;
- Включите систему резервного копирования, которая может эффективно защитить данные от несчастных случаев, вандализма и стихийных бедствий;
- Убедитесь, что локальная система или облачное хранилище может удовлетворить требования к долгосрочному хранению электронных бухгалтерских ваучеров.
Поскольку к 2021 году выпуск электронных платежных карт станет более распространённым, эта тема вскоре станет главным приоритетом для финансовых директоров и финансовых менеджеров, отвечающих за операции в Китае. Для получения дополнительной информации или помощи по решениям для управления бухгалтерскими ваучерами обращайтесь к нам.
Статья подготовлена Порталом PRC.TODAY по материалам сотрудника агентства China Briefing – Zoey Zhang.
Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.