(China Briefing) – Мы анализируем, почему переход на цифровую систему управления расходами может быть экономически эффективным для вашего бизнеса в Китае, и оцениваем наилучшие доступные варианты.
Набирающий обороты «переход к цифровым технологиям» ясно виден всем, и он только ещё больше ускорился благодаря COVID-19. Существует так много сфер бизнеса, в которых происходит этот переход, причём некоторые из них происходят быстрее, чем другие. Наиболее заметным стал переход от традиционной модели розничной торговли к электронной коммерции.
В Китае компании, добавившие наибольшую рыночную капитализацию за последние шесть месяцев, были лидерами электронной коммерции, такими как JD.com, и логистические компании, которые связывают продавцов со своими потребителями. Ещё одной сферой бума стало онлайн-образование.
Более спокойная революция, по-видимому, происходит и в области управления корпоративными расходами в Китае, где компании могут нести значительные расходы. Одной из движущих сил этого изменения, характерной для Китая (и нескольких других стран, действующих в аналогичном направлении, например Вьетнама), является центральная роль, которую играет «fapiao» в коммерческих сделках.
Драйверы цифрового управления расходами
Потребность в согласованном формате для каждого fapiao, предоставляемого каждой компанией по всему Китаю, прокладывает путь к цифровому управлению расходами. Fapiao – это официальный счёт-фактура в Китае, который выдается не компанией самостоятельно на основе её собственного формата или стиля, а выдаётся в очень специфическом формате, предусмотренном китайским правительством. Компании обязаны получить доступ к правительственной системе для записи деталей, которые будут представлены на их fapiao. Затем они могут либо распечатать fapiao на специальном правительственном принтере (всё ещё основной метод во многих отраслях промышленности Китая), либо выпустить e-fapiaos, которые представляют ту же информацию в чисто цифровой форме.
Что отличает эту методологию от большинства других стран, так это то, что согласованный формат каждого fapiao, предоставляемого каждой компанией по всему Китаю при предоставлении налогооблагаемых услуг, позволяет цифровым инструментам управления расходами «считывать» данные на бумажных fapiao очень точно и быстро – с использованием технологии оптического распознавания символов (OCR).
Растущая популярность e-fapiaos также расширяет возможности этих локализованных приложений для управления расходами. В наши дни информация о fapiaos, находящаяся в виртуальном кошельке WeChat сотрудника, может быть легко перенесена в приложение для управления расходами, а оттуда использована для получения компенсации за всё, что сотрудник приобрёл для деловых целей.
В результате этой особенности китайской системы воспринимаемая выгода от таких инструментов управления расходами выше, чем в некоторых других странах, которые технически более развиты.
Возьмем, к примеру, Сингапур. В Сингапуре не редкость получить счёт от продавца, написанный от руки на маленьком листе бумаги без фиксированного формата. Получатель счёта-фактуры может легко прочитать информацию и обобщить её для своего отчёта о возмещении, но в конечном счёте формат счёта-фактуры представляет собой «неструктурированные данные» с цифровой точки зрения. Системе трудно определить, какая информация в таком документе является ключевой, а какая – дополнительной. Таким образом, оцифровка может лишь частично устранить нагрузку на сотрудников в процессе их возмещения. Цифровое приложение для управления расходами, работающее в такой среде, скорее всего, устранит 60 процентов общей рабочей нагрузки для сотрудника. Но в Китае из-за структурированных данных, которые существуют на каждом fapiao, до 90 процентов общей рабочей нагрузки может быть устранено.
Возможность получения поддельных fapiao является ещё одним фактором, подталкивающим компании к переходу на цифровые системы управления расходами.
Дополнительным фактором также на работе является то, что Китай всегда имел проблемы с компаниями, получающими поддельные fapiao от сотрудников или поставщиков. Продавцы могут намеренно фальсифицировать fapiaos, чтобы сделать вид, что они заплатили налог, но на самом деле не заплатили.
Компании, которые получают fapiao, должны проверить, действительно ли каждый fapiao является подлинным, но без цифрового инструмента управления расходами этот процесс слишком медленный, чтобы быть практичным.
Это означает, что бухгалтер компании идёт на онлайн-портал Золотой налоговой системы и проверяет один за другим, соответствует ли каждый fapiao, полученный от каждого сотрудника, или нет, набирая номер fapiao и сравнивая детали в государственной системе с деталями на самом fapiao.
В случае выявления поддельных fapiao (что обычно происходит во время ежегодной аудиторской процедуры, поскольку аудиторы обязаны проводить выборочные проверки) компания сталкивается с дополнительными расходами, поскольку эти расходы не могут быть вычтены для целей налогообложения, а также вызывают штрафные последствия.
Более того, эта проблема усугубляется, а не устраняется введением электронных fapiao. Причину этого легко понять.
Физическое лицо получает e-fapiao за деловые расходы, такие как обед с клиентом. Если их компания использует традиционный бухгалтерский процесс для управления расходами, они должны будут распечатать этот e-fapiao и приложить его к своему отчёту о расходах, а затем представить своему менеджеру, прежде чем заявка на возмещение будет направлена в финансовую команду для обработки.
Но в отличие от бумажного fapiao, который существует только как один оригинальный документ и не может быть продублирован, электронный fapiao потенциально может быть распечатан много раз. Случайно или по умыслу, работник может запросить компенсацию за определенный e-fapiao в нескольких случаях. Это очень трудно определить линейному менеджеру или бухгалтеру – гораздо сложнее, чем в случае с бумажным fapiao.
По всем этим причинам внедрение приложений для управления расходами процветает в Китае с прошлого года. Возможность для сотрудников собирать структурированные данные в виде информации в этих приложениях для управления расходами и дополнять их объяснениями о том, почему были понесены расходы, экономит им много времени, когда они ежемесячно составляют свои отчёты о возмещении.
Преимущество цифрового управления расходами
Для менеджеров – просматривайте и утверждайте легко, из любого места
С точки зрения линейного менеджера, получение и возможность немедленно утвердить отчёт о возмещении расходов по мобильному телефону, включая сканы fapiao и другой подтверждающей документации, обеспечивает полную прозрачность. Бывают случаи, когда менеджер, вынужденный принимать решения на основе неполной, неструктурированной информации, может согласиться на определенные расходы, даже если у него есть некоторые сомнения по этому поводу, просто потому, что процесс отказа и возвращения заявителю для дальнейшего обоснования слишком трудоёмкий или неудобный на самом деле.
Таких ситуаций можно избежать с помощью приложений для управления расходами, поскольку внутренний контроль может быть настроен таким образом, чтобы сотрудники предоставляли достаточно полную информацию в момент подачи заявки.
Лёгкость, с которой менеджеры могут отклонить определенные элементы, представленные через эти приложения, также даёт им возможность. Не следует недооценивать экономию средств, которая может быть достигнута за счёт расширения возможностей менеджеров таким образом.
Для бухгалтера – более быстрая и точная обработка, Но самое большое преимущество этих приложений перед традиционным методом управления расходами заключается на уровне бухгалтера компании, в его автоматизированной обработке и проверке данных о расходах.
Вместо того чтобы просматривать груды бумажных отчетов о возмещении и пытаться выявить проблемы вручную, бухгалтер может просто просмотреть цифровые данные.
Некоторые приложения также включают проверку валидности fapiao. Ошибочные или поддельные fapiaos не смогут быть успешно загружены, потому что приложение немедленно отклонит такой запрос сотрудника. Кроме того, бухгалтер может быть заинтересован в том, чтобы узнать, какие сотрудники пытались представить поддельный fapiao. Точно так же, пытались ли какие-либо сотрудники представить один и тот же e-fapiao несколько раз?
Опять же, приложение для управления расходами автоматически идентифицирует такие попытки в точке подачи заявки и блокирует их, но всё же может быть интересно отметить, как часто сотрудник делает такие попытки; если это плохо работающий сотрудник, возможно, бухгалтер даже подумает о проверке исторических записей о возмещении, чтобы увидеть, случались ли какие-либо такие проблемы в то время, но не были замечены.
Короче говоря, процесс, который может занять несколько дней для бухгалтера, может быть завершён в течение нескольких часов. Выплаты сотрудникам могут производиться более оперативно, что делает их более довольными в действительности. Внутренний контроль может управляться более жёстко. Проблемы и тенденции могут быть определены более легко. 99 процентов ручных ошибок можно устранить.
По опыту команды Dezan Shira, использовавшей одно из ведущих приложений для управления расходами в течение первых семи месяцев 2020 года, наиболее существенной оставшейся проблемой является ограничение технологии OCR для идеального считывания цифр непосредственно из fapiaos, выданных таксистами. В 98 процентах случаев технология работает идеально, но только иногда fapiao будет напечатан настолько плохо, что даже человеческому глазу будет трудно правильно читать.
В этих случаях заявитель должен внести корректировку, и бухгалтерская команда рекомендует провести выборочную проверку. Но эта работа всегда должна была быть завершена в любом случае с помощью традиционного метода управления расходами.
Отчётность, анализ и соответствие требованиям – цифровые данные
При традиционном методе учёта этих расходов, после проверки полноты и точности каждого отчёта, бухгалтер должен вручную ввести сводку этой информации в пакет финансовой отчётности. Это лишняя работа, и она склонна к ошибкам. Чем больше отчётов о расходах, тем больше нагрузка. При поступлении бухгалтер должен выбрать правильную категорию учёта – опять же трудоёмкая работа.
Из-за нехватки времени и объёма работы большинство бухгалтеров предпочитают вводить только очень ограниченный объём информации. Не многие компании будут сканировать все бумажные документы (включая fapiaos) и присоединять их к информации, хранящейся в их системе финансового менеджмента.
Из-за этого такие данные о расходах, которые могли бы быть использованы компанией для всевозможных полезных аналитических целей, устаревают. Он лежит на листах бумаги, в неструктурированном виде, и, вероятно, только когда-либо будет замечен аудитором, прежде чем его отправят в пыльную картотеку где-нибудь. Ценность этой информации была буквально заперта.
Напротив, используя соответствующее приложение для управления расходами и легко связывая его с хорошо разработанной технической системой бухгалтерского программного обеспечения, большой объём соответствующей информации может быть автоматически перенесён в бухгалтерское программное обеспечение. Эта информация может включать в себя сканы fapiaos (и e-fapiaos), а также другую подтверждающую документацию. Вся эта информация может быть организована таким образом, чтобы впоследствии её можно было проанализировать. Аудиторы могут полагаться на эту цифровую информацию, чтобы проводить свои аудиты удаленно. Финансовые контролеры могут включать эти данные в более широкий анализ для выявления важных бизнес-тенденций. Мошенничество можно выявить. Информация снова оживает.
Итак, чтобы ответить на вопрос, поставленный в начале этой статьи, цифровое управление расходами – это большое дело, и оно особенно важно в Китае из-за централизованной методологии управления fapiao, используемой здесь.
Подходы к достижению оцифрованного управления расходами
Поняв потенциальную ценность таких приложений, компании также должны подумать о том, какие из них могут быть наиболее эффективными. В общем, есть три подхода, которые могут принять компании:
Подход 1
Разрабатывайте что-то для себя с помощью инструментов, таких как MS PowerApps, которые могут интегрироваться в любую технологичную бухгалтерскую программную среду, которую они используют.
Подход 2
Используйте всемирно признанные платформы управления расходами. Одной из наиболее известных платформ является Concur, принадлежащая компании System Applications and Products (SAP).
Подход 3
Посмотрите на местный китайский рынок, где есть много компаний, поставляющих локализованные приложения. У каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.
Оценка каждого подхода
Первый подход, вероятно, жизнеспособен только для довольно крупных компаний с существенным присутствием в Китае. Даже для таких компаний довольно большая задача – не только собрать все требования и создать достаточно хороший пользовательский опыт, но и интегрировать такие приложения со многими третьими сторонами, которые составляют основную часть бизнес-ландшафта в Китае. К ним относятся налоговое бюро, различные приложения для вызова такси, приложения для бронирования отелей и авиабилетов, банки и даже поставщики технологий распознавания китайских иероглифов. Основным преимуществом такого подхода было бы сохранение всех данных в рамках одной интегрированной среды и 100-процентный контроль над этой средой. Однако стоимость высока.
Второй подход уже был выбран довольно многими компаниями в рамках их глобальной стратегии управления цифровыми расходами. Естественно, использование одного инструмента в разных географических регионах имеет свои преимущества, особенно с точки зрения ИТ. Но эти платформы, как правило, не оптимизированы для китайской среды в достаточной степени. Они могут не связываться со всеми важными сторонними приложениями для облегчения беспрепятственной передачи данных. Или их партнёр по технологии OCR может быть не тем, кто фокусируется на распознавании символов китайского языка, что важно при работе с fapiaos В результате на пользовательский опыт и его принятие, как правило, оказывают негативное влияние, Эти приложения также имеют тенденцию быть более дорогими для каждого пользователя.
Третий подход – самый дешёвый на самом деле. Стоимость одной лицензии для некоторых из этих приложений может составлять всего 300 юаней в год (appox.US 40 долларов). Некоторые из них двуязычны и обладают большой гибкостью в плане своей конфигурации. Естественно, эти компании сосредоточились на интеграции своих продуктов с китайским бизнес-ландшафтом, так что опыт для пользователей относительно прост и интуитивно понятен. Главная проблема для иностранных инвесторов заключается в том, как определить наиболее подходящих поставщиков и как правильно настроить приложения. Существуют законные опасения по поводу безопасности данных, поскольку определенные данные, касающиеся их сотрудников и расходов, могут проходить через сторонние серверы. Существует также риск того, что из-за того, что многие из этих китайских провайдеров фактически являются стартапами, надёжность их услуг или даже надёжность их платформы могут оказаться недостаточными на самом деле.
Краткие сведения
Подводя итог, можно сказать, что в этот период крайнего давления на прибыльность корпорации контроль над расходами обязательным становится. Особенно для компаний со штаб-квартирами, расположенными на большом расстоянии от Китая, получение полной прозрачности в отношении того, что и почему тратится, может помочь устранить ненужные расходы и улучшить итоговую прибыль. Это также может снизить налоговые риски. Важную роль здесь могут играть приложения для управления расходами. И не только это, но они также могут повысить эффективность работы сотрудников как во фронт-офисе, так и в бэк-офисе. Поэтому компании должны серьёзно подумать о том, как эффективно использовать эту технологию. Сейчас идеальное время, чтобы убедить сотрудников изменить укоренившиеся привычки, расширить возможности менеджеров и упорядочить этот аспект вашей внутренней деятельности.
Статья о том, на сколько важно цифровое управление расходами в Китае, подготовлена Порталом PRC.TODAY по материалам сотрудника агентства China Briefing – Adam Livermore.
Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.
Китайский производитель строительной техники XCMG соглашается создать предприятие NEV
Жители Китая положительно относятся к сервису автоматизированного вождения
