IT-технологииБизнес в КитаеТехнологии

Почему технологии необходимы для поддержки бухгалтерского учёта вашей компании

Оптимизация бизнес-процессов

Портал PRC.TODAY продолжает знакомить вас с нюансами бухгалтерского учёта в Китае и со всем, что с ним связано.

(China Briefing) – Технологичное бухгалтерское решение означает использование информационных технологий для оптимизации основных бизнес-процессов. Это может быть достигнуто с помощью интегрированных программных решений, которые могут быть созданы самой компанией, с помощью подхода «программное обеспечение как услуга» (SaaS) или другого облачного подхода.

Без использования бухгалтерских технологий в вашей сегодняшней деятельности в Китае ваша организация будет по-прежнему полагаться на внутреннюю бухгалтерскую команду или поставщика услуг для поддержания соблюдения своих налоговых требований. Это может быть неэффективность, которую ваша организация больше не может себе позволить поддерживать в оперативном или финансовом отношении, в зависимости от характера вашего местного бизнеса.

При использовании традиционных методов данные в бухгалтерских документах могут быть полезны руководству при принятии ключевых решений. Однако, если такие документы составляются вручную, их содержание неизбежно будет ограничено с точки зрения детализации, задержано с точки зрения доставки и, вероятно, «изолировано» таким образом, чтобы предотвратить любое систематическое повторное использование информации. В этом смысле выполняемая работа менее полезна, и документы в основном представляют собой дублирование работы – работы, которая может быть выполнена более эффективно и без особого вмешательства человека.

Важно отметить, что финансовые и бухгалтерские технологии больше не являются дорогостоящими инвестициями. Существуют гибкие платформы, которые часто предоставляются бесплатно поставщиками бухгалтерских услуг для небольших фирм или только с минимальными авансовыми сборами за установку. Общепризнанно, что в небольших азиатских юрисдикциях, ориентированных на обслуживание, таких как Гонконг и Сингапур, специалисты по бухгалтерскому учёту широко используют технологии для автоматизации различных аспектов своей работы. Что менее известно, так это масштабы аналогичного развития в Китае и то, как малые и средние компании могут использовать технологии для оптимизации своей деятельности легче, чем когда-либо.

Это важно в Китае, потому что сегодня для ведения счетов компании требуется больше работы по соблюдению требований, чем когда-либо Что в противном случае означало бы больше ручной административной работы, истощающей время и ресурсы. К счастью, технологические решения быстро сделали ручные административные задачи всё более избыточными.

Например, всё более широкое внедрение электронных счетов-фактур (e-fapiaos) устраняет большую часть рабочей нагрузки, связанной с выдачей и получением бумажных документов. В ближайшие годы мы можем ожидать, что все больше компаний смогут работать в «безбумажной» бухгалтерской среде.

Поскольку эта трансформация продолжается, компании, которые ещё не начали внедрять технологии в свои бухгалтерские процессы, окажутся в крайне невыгодном положении в двух ключевых аспектах. И то и другое напрямую связано со скоростью:

  • Скорость обработки работ. Ваши клиенты и даже ваши сотрудники будут иметь более высокие ожидания с точки зрения эффективности, с которой могут быть обработаны административные задачи.
  • Скорость отчётности перед руководством и глубина доступной детализации.

Скорость обработки работ

Чтобы проиллюстрировать первый момент, давайте рассмотрим время, затраченное вашими сотрудниками на организацию документации, чтобы сделать свои ежемесячные требования о возмещении. Для многих сотрудников, особенно тех, кто много путешествует, месячный процесс может занять несколько часов. Это включает в себя организацию всей соответствующей документации и её печать. Ввод цифр вручную по строкам на листе Excel. Распределение правильного проекта для каждой стоимости. Наконец, проверяя всё, а затем физически представляя завершенный документ, или, что более вероятно, сканируя документ и отправляя по электронной почте руководителю. Это утомительный процесс, и некоторые сотрудники знают, что их руководитель вряд-ли пройдёт через такой же утомительный процесс, чтобы проверить каждый расход, и поэтому, как правило, экономят время, опуская значительную информацию о заявлениях о расходах.

С точки зрения надзорного органа, а также других важных заинтересованных сторон, заинтересованных в этой информации, таких как внутренние бухгалтеры и аудиторы, пробираться через эти бумажные документы также является трудоёмкой задачей. Выявление потенциальных проблем неоправданно сложно, поскольку они утопают в море неструктурированных данных. Хотя такую методологию можно с полным правом назвать процессом внутреннего контроля, она настолько громоздка в применении, что, вероятно, не может быть очень эффективной.

Почему технологии необходимы для поддержки бухгалтерского учёта вашей компании
Таблица

Сравните это с методологией, в которой соответствующие документы и ключевая информация о них автоматически фиксируются сотрудниками с помощью их мобильных телефонов. Эта информация непосредственно и автоматически переносится в строку отчёта о расходах в цифровой форме, в формате, который позволяет сотруднику легко дополнить объяснением, относящимся к расходам. Выделение проекта для каждого расхода может быть легко достигнуто с помощью выпадающего меню внутри приложения. Никаких ручных расчётов не требуется, поэтому никакие расчёты не должны проверяться руководителем или бухгалтером. Отправка может быть произведена одним щелчком мыши в приложении.

Супервайзер может немедленно провести проверку и одобрить (или, что более важно) немедленно отклонить. Другие заинтересованные стороны, такие как аудиторы, также имеют полный доступ к информации, что позволяет им выполнять свою работу более эффективно.

Почему технологии необходимы для поддержки бухгалтерского учёта вашей компании
Таблица 2
Таблица 3
Таблица 3

Скорость представления отчётности руководству

Что касается скорости представления отчётности руководству, то в соответствии с традиционной моделью бухгалтерского учёта приемлемым сроком обычно является предоставление исторических ежемесячных данных о доходах через несколько дней в следующем месяце, а стандартный набор бухгалтерских отчётов для консолидации предоставляется примерно через неделю.

Та горстка дней, которые проходят до предоставления соответствующих отчётов в правильном формате, может показаться не очень долгим временем, но каждый день представляет собой ограничение для вашей компании. В течение этого периода существует ограничение с точки зрения объёма информации, которая была собрана вручную. Ещё одно ограничение существует с точки зрения точности записываемой информации из-за неизбежной случайной человеческой ошибки. Затем, как естественное следствие этих двух ограничений, предельное ограничение проявляется с точки зрения меньшей способности отчётности перед руководством из-за меньшего объема и качества данных, собранных с помощью этой традиционной методологии. Наконец, низкое количество и низкое качество отчётов, предоставляемых руководству, ограничивают его способность принимать гибкие и точные бизнес-решения.

Читайте и другие НОВОСТИ КИТАЯ  Китайские инфракрасные тепловизоры процветают во всем мире в условиях пандемии

Ниже мы рассмотрим, как такое представление данных и сверка счетов могут быть возможны при минимальном вмешательстве человека при сохранении точности и эффективности, что подчеркнёт разницу между традиционными методами бухгалтерского учёта и использованием высокотехнологичного программного обеспечения.

Выверка банковских счетов

Для компаний с большими объемами сделок в Китае может быть важно, чтобы информация, отображаемая в этих отчётах, была актуальной. Для достижения этой цели требуется простая интеграция между банком и бухгалтерской системой компании, которая затем интегрируется с функцией отчётности. В материковом Китае это не так просто, как в Гонконге или Сингапуре. Это происходит потому, что банки в Китае затрудняют извлечение данных из своих систем. Это, однако, меняется. Команда Dezan Shira занимается разработкой таких банковских интеграционных решений для клиентов с 2014 года.

Компании с более низкими объёмами транзакций могут предпочесть отказаться от интегрированной системы, но настроить автоматизированный процесс ежемесячной сверки. Банковские выписки, загруженные в формате Excel, могут быть автоматически импортированы в бухгалтерскую систему. Основываясь на заранее определенной логике в системе бухгалтерского учёта, 90 процентов работы по выверке может быть обработано немедленно. Небольшая ручная работа может потребоваться для того, чтобы классифицировать конкретную квитанцию/платёж или дополнить некоторую информацию о новом поставщике/клиенте. После загрузки и обработки бухгалтерское программное обеспечение автоматически доставит информацию о балансе счёта в необходимый отчёт.

Список кредиторской задолженности

Полезная информация, например, сколько денег причитается каждому поставщику и каков график старения/старения дебиторской задолженности для каждой непогашенной транзакции, может быть отображена в списке кредиторской задолженности с возможностью поиска. Сама эта информация поступает из специального модуля технической бухгалтерской программы, которая, в свою очередь, автоматически заполняется из приложения управления расходами (подробнее об этом будет рассказано в следующей статье). Как уже упоминалось выше, при использовании такого программного обеспечения сверка платежей будет происходить автоматически с банковских выписок, которые загружаются. Таким образом, информация в списке кредиторской задолженности постоянно и автоматически отражается в новых записях AP, полученных с помощью программных средств, таких как приложения для управления расходами. Это означает, что выверенные платежи автоматически исключаются из списка.

Список основных средств

Помимо вопросов бухгалтерского учёта, руководство также должно отслеживать основные средства, которыми владеет компания. Важными вопросами при проведении аудита являются: какая информация имеется у компании об основных средствах? Насколько сильно они обесценились? Какова природа этих активов? Вся эта информация может быть извлечена непосредственно из модуля основных средств технологического программного обеспечения бухгалтерского учёта и отображена в списке основных средств.

Это доступно по цене?

Читая эту статью, я предполагаю – многие люди будут думать, что действительно техническое решение было бы замечательным на самом деле. Но это также звучит так, как будто было бы непомерно дорого и трудно реализовать, особенно в Китае. На самом деле это не так.

Естественно, если ваша компания хотела бы внедрить своё собственное технологичное бухгалтерское программное обеспечение с фундаментальной ИТ-инфраструктурой, построенной с нуля, это возможно. Однако такое крупное предприятие требует много времени и может занять много месяцев для его завершения.

Тем не менее становится намного легче пользоваться преимуществами технологического учёта, не проходя через такие сложные процессы. Для компаний, которые используют поставщика бухгалтерских услуг и не имеют очень сложных требований с точки зрения обработки или отчётности, существуют готовые решения. Например, Dezan Shira & Associates предлагает своим клиентам модель, описанную в этой статье, в качестве дополнительной части своих стандартных бухгалтерских услуг в Китае. Все преимущества технологического учёта уже есть, без каких-либо дополнительных затрат. Большинству клиентов даже не требуется покупать лицензии на технологическое решение для ведения бухгалтерского учёта, используемой нами, потому что информация об отчётах, которые мы предоставляем им в режиме реального времени через SharePoint Online, уже достаточна для их целей. Новые клиенты могут быть подключены в течение нескольких часов, поскольку это эффективное решение SaaS.

Таблица 4
Таблица 4

Тематическое исследование 1

Европейская торговая компания (Компания А) начала свою деятельность в Китае. Каждый месяц она обрабатывала несколько сотен сделок, в основном связанных с продажами. Компания А, как ожидается, ещё больше расширится в будущем. Штаб-квартира компании использовала собственную глобальную ERP-систему и хотела, чтобы её китайские сотрудники производили заказы на покупку и продажу из этой централизованной системы.

Вызов

Компания поняла, что настройка программного обеспечения HQ в Китае для удовлетворения особых требований Китая в области бухгалтерского учёта и налогообложения будет дорогостоящим и сложным проектом. В то же время компания понимала, что отсутствие какого-либо решения ограничит возможности китайской компании расти в размерах, а также приведет к проблемам с соблюдением налогового законодательства.

Решение

Информация, введённая компанией A в модуле цепи поставок её глобальной системы, была автоматически экспортирована их ИТ-командой каждый месяц и доставлена в Dezan Shira.

Компания Дезан Шира сконфигурировала модуль цепочки поставок для компании А в своём технологичном бухгалтерском программном обеспечении. Этот модуль был специально разработан для интеграции со штаб-квартирой клиента непосредственно через импорт. Каждый месяц импортированные данные в модуле цепочки поставок обрабатываются в соответствии с китайскими правилами бухгалтерского учёта и налогообложения и поэтому точно отражаются в финансовых модулях высокотехнологичного бухгалтерского программного обеспечения. Особое значение имеет расчёт себестоимости реализованных товаров (винтиков), а также учёт НДС.

Все отчеты для целей официальной отчетности Китая формируются с помощью технологического программного обеспечения учёта Dezan Shira и впоследствии представляются соответствующим органам. Отчёты для штаб-квартиры также генерируются из Технологического программного обеспечения Dezan Shira для последующей загрузки/консолидации в систему компании A. Некоторые из этих отчётов, по мере необходимости, составляются в соответствии с международными стандартами финансовой отчётности (МСФО).

Читайте и другие НОВОСТИ КИТАЯ  Tsingtao поглощает китайский бизнес Nestle’s

Локализованное приложение для управления расходами выполняет тяжёлую работу по захвату всей необходимой информации и управлению процессом внутреннего контроля компании A для ежедневных расходов и утверждений в Китае. Аналогично данным модуля цепочки поставок, соответствующая информация автоматически загружается из приложения управление расходами в модули кредиторской задолженности и главной книги технологического программного обеспечения бухгалтерского учёта.

Чтобы дать финансовому контролёру компании «А» больше гибкости для просмотра всей бухгалтерской информации в системе Дезана Ширы, компания «А» арендовала одну лицензию, которая позволила финансовому контролеру получить доступ ко всем деталям, относящимся к компании «А», захваченным бухгалтерским программным обеспечением. Которое может быть использовано ими для создания индивидуальных отчётов с использованием мощного инструмента управленческой отчётности. Лицензионный сбор взимается ежемесячно, что исключает любые высокие авансовые расходы.

Таким образом, компания А достигла всех своих целей при первоначальных затратах всего в несколько тысяч долларов. Это лишь малая часть того, что было бы необходимо для полной настройки собственного программного обеспечения, чтобы оно функционировало так же эффективно в Китае. Использование уже существующего решения SaaS и внесение необходимых незначительных изменений в конфигурацию является не только менее рискованным и гораздо более дешёвым, но и значительно более коротким сроком внедрения. Вышеуказанное решение было принято в течение трёх недель после принятия решения о его реализации.

Тематическое исследование 2

Индийская компания (Company B), продающая доступ к своему приложению через business to business (B2B) клиентам в Китае, хотела иметь способ эффективно управлять своими расходами, выставлять официальные счёта-фактуры (fapiaos) своим местным клиентам, завершать свою обязательную бухгалтерскую работу и иметь возможность видеть чёткие информационные панели и метрики всех важных показателей, имеющих отношение к деятельности компании.

Вызов

Компания Б фактически была начинающим разработчиком приложений, у неё не было всеобъемлющей технической системы учёта в штаб-квартире, а также не было времени или ресурсов для разработки такой системы для своего китайского подразделения. Компания Б искала эффективное SaaS-решение, которое можно было бы внедрить в течение одного месяца, поскольку она уже имела значительную деловую активность в Китае и ожидала большего в ближайшем будущем.

Решение

Компания Б использовала технологичное бухгалтерское программное обеспечение Dezan Shira, чтобы быть центральным звеном для всей информации, которая должна была быть обработана как для целей законодательной, так и управленческой отчётности.

Локализованное приложение для управления расходами было выбрано для эффективного сбора всей информации о расходах и предоставления менеджерам штаб-квартиры в Индии необходимого контроля для предварительного утверждения платежей на основе информации, предоставленной через приложение. Соответствующая информация, хранящаяся в приложении, была загружена в технологичное бухгалтерское программное обеспечение Dezan Shira и стала источником данных для автоматического создания ежемесячных подсчётов расходов.

С точки зрения продаж, выпуск fapiaos был достигнут путём хранения необходимой клиентской информации внутри модуля AR технологического программного обеспечения учёта Dezan Shira и связывания его с китайской Золотой налоговой системой (GTS). При необходимости данные, касающиеся продаж, направлялись в систему ГТС в требуемом формате, а затем в рамках самой платформы ГТС делалась одна простая инструкция для признания НДС по продаже. После завершения работы fapiaos можно было бы распечатать с помощью назначенного принтера fapiao (компания B ещё не использует методологию e-fapiao). После выделения номера fapiao системой GTS, программное обеспечение для бухгалтерского учёта с поддержкой технологий записывает этот номер обратно в модуль AR автоматически.

Вся обязательная бухгалтерская и отчётная работа велась в технологичном бухгалтерском программном обеспечении, причем 80 процентов рабочей нагрузки было автоматизировано. Ключевые данные внутри технологического бухгалтерского программного обеспечения были собраны почти в режиме реального времени и отражены в разделе сайта Sharepoint Online Дезана Ширы, посвященном компании Б. назначенные сотрудники компании «Б» могли заходить на этот сайт, чтобы увидеть актуальную графику и показатели, относящиеся к китайской организации, и взаимодействовать с нашей командой в этом пространстве, вместо того чтобы полагаться на ежемесячные отчёты и взаимодействие по электронной почте.

Компания Б также бронировала транзакции вручную в своём программном обеспечении управленческого учёта в Индии. Дезан Шира работал с компанией Б над составлением карты плана счетов, а затем подготовил отчёт, который можно было использовать непосредственно для загрузки в индийское программное обеспечение.

Таким образом, компания не только смогла достичь своих непосредственных целей за очень короткий промежуток времени и без каких-либо инвестиций, но и была уверена, что в будущем масштаб её деятельности также может быть достигнут, не сталкиваясь с ограничениями скорости, налагаемыми медленной ручной обработкой.

Поиск квалифицированного поставщика услуг

Поставщики услуг, способные предоставлять такого рода технологические решения, должны, конечно же, сами обладать техническими возможностями и иметь внутреннюю команду специалистов, готовых развернуть решения для клиентов в кратчайшие сроки. В идеале они должны иметь солидный послужной список, поскольку уже оказывали широкий спектр услуг компаниям, находящимся на аналогичной стадии развития, что и вы. Они должны быть не только в состоянии предоставить решение, но и обучить вашу команду тому, как эффективно его использовать. И самое главное, поставщик услуг должен продемонстрировать, что кейс-менеджер вашей учетной записи способен тесно сотрудничать с вашей командой и технологическими специалистами на постоянной основе, чтобы улучшения были непрерывными.

Статья о том, почему технологии необходимы для поддержки бухгалтерского учёта вашей компании, подготовлена Порталом PRC.TODAY по материалам сотрудника агентства China Briefing – Adam Livermore.

Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.

посмотрите другие новости Китая на prc.today

Китайские стандарты бухгалтерского учёта для коммерческих предприятий: подготовка к изменениям в 2021 году. Часть 2

Акции китайских производителей микросхем резко выросли

Поделиться:

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Back to top button