В эру технологического прогресса, технологии существенно облегчают не только производственные, но и управленческие процессы – Портал PRC.TODAY.
(China Briefing) – Сегодня все больше и больше компаний используют преимущества использования «технологичных» решений для управления персоналом и заработной платой, чтобы помочь им в управлении китайскими сотрудниками. При этом они трансформируют свой бизнес в более эффективные и мобильные операции, которые лучше соответствуют нормам международного бизнеса, с более мощными приложениями или порталами для обслуживания своих внутренних клиентов.
Кроме того, предприятия в Китае всё чаще работают в рамках цифровой экосистемы правительства и сторон-поставщиков, сталкиваясь со сложной и постоянно меняющейся комплаенс-средой, а также с множеством новых факторов COVID-19, с которыми приходится бороться. Современные HR-приложения быстро созрели и способны предоставлять гораздо более эффективные кадровые услуги. Тем не менее, такие системы должны соответствовать и быть жизнеспособными для конкретной компании, которая их использует.
Независимо от того, разработано ли приложение внутри компании или предоставлено поставщиком услуг по персоналу и заработной плате, оно должно быть технологически устойчивым, хорошо обслуживаться поставщиком для строгого локального соответствия и быть совместимым и простым в использовании каждой компанией, которая его использует. Поэтому компания должна убедиться, что приложение HR-системы подходит в ряде областей, прежде чем начать его использовать.
Чтобы помочь компаниям понять текущие инновации приложений HR-систем в Китае и то, могут ли их дочерние компании извлечь из них выгоду, особенно учитывая новые нормы в эпоху COVID-19, эта статья, вторая часть серии из двух частей, объясняет, как современные приложения HR и payroll system в Китае решают давние проблемы и как сделать важный выбор приложений в соответствии с операционными потребностями.
Что такое технологический портал HCM?
Помимо простого программного управления обработкой заработной платы и кадровым администрированием, существует концепция портала управления человеческим капиталом (HCM). Компании всё больше отходят от разделенного, локализованного программного обеспечения для расчёта заработной платы или Excel и переходят к интегрированным платформам HCM, которые оптимизируют несколько HR-процессов, часто включая приём на работу, посещаемость, отпуск, претензии и, возможно, даже такие области, как управление специалистами и обучение (хотя эта статья в основном посвящена первым функциям).
Такие интегрированные платформы HCM предлагают изменение игры с точки зрения того, как компания может управлять своими коллективными областями HR внутри компании и даже за пределами отдела и самой фирмы.
Какие процессы могут быть интегрированы в портал HCM?
Как правило, нижеприведенные процессы могут быть интегрированы в портал HCM:
- Стандартные кадровые процессы, такие как адаптация сотрудников или оффбординг;
- Управление трудовыми отношениями, такими как испытательный срок, продвижение по службе, переезд или увольнение;
- Управление контрактами, включая уведомления о заключении трудового договора и его продлении;
- Управление посещаемостью;
- Управление временем сотрудников;
- Оставить заявку и утверждение;
- Управление претензиями;
- Расчёт заработной платы;
- Визуализация эффективности затрат работника;
- Анализ данных, таких как создание отчётов и создание панелей мониторинга для анализа данных сотрудников.
Как работает технологическое решение?
Портал HCM прост в использовании и может быть настроен в соответствии с потребностями компании, но принятие является ключевым аспектом. Помимо вопросов принятия и совместимости, функциональная ценность технического решения и его преимущества для фирмы, использующей его, зависят от того, как оно:
- Интегрирует различные процессы на одной платформе;
- Стандартизация процедур каждого процесса;
- Оптимизирует поток данных между процессами;
- Оптимизирует процессы с помощью зрелых технологий.
Возьмём, к примеру, расчёт заработной платы.
Главная трудность для специалистов по расчёту заработной платы заключается в том, как наилучшим образом управлять и обрабатывать огромное количество информации, относящейся к их сотрудникам.
Как правило, они обязаны быть в курсе информации, касающейся прибытия и отъезда персонала, отпусков, повышения заработной платы, премий, надбавок, обязательных пособий и выплат ИИТ. Нередко компании требуют от своих сотрудников и менеджеров также отчёты по тайм-менеджменту.
Из-за большого количества переменных, задействованных в процессе расчёта заработной платы, кадровые администраторы часто борются за поддержание полной точности и высокого уровня эффективности. Автоматизированная система расчёта заработной платы может помочь администраторам отдела кадров, централизовав всю информацию о сотрудниках на онлайн-портале, как показано на диаграмме ниже.
Это особенно полезно при работе с несколькими офисами и языками; это также избавит внутренний персонал от необходимости регулярно заполнять электронные таблицы вручную – утомительная и трудоемкая задача с высокой вероятностью человеческой ошибки.
После того как информация собрана, её можно использовать для составления сводного отчёта, в котором рассчитывается соответствующая зарплата каждого сотрудника, ИИТ и обязательства по социальному обеспечению. Он также помогает в подготовке других связанных отчётов, включая файл электронного перевода денежных средств (EFT), платёжные квитанции, файл главной книги для загрузки в финансовую систему, отчёт центра затрат и онлайн-регистрационный документ IIT. Как только все отчёты, связанные с заработной платой, будут должным образом обработаны, средства будут переведены. Как правило, обработка занимает от шести до 10 рабочих дней каждый месяц, причём онлайн-подача IIT происходит в начале следующего месяца.
Автоматизированный процесс расчёта заработной платы может повысить эффективность выполнения шести шагов, описанных ниже, простыми способами, такими как предварительное планирование обработки платежей, выявление неточной или противоречивой информации для исправления и определение соответствующей информации для быстрого создания основного отчёта.
Основные преимущества портала HCM
По сравнению с классической обработкой кадров и заработной платы с помощью Excel или традиционного программного обеспечения портал HCM автоматизирует рабочие процессы управления персоналом и заработной платой и предоставляет менеджерам, администраторам кадровых команд и сотрудникам лучший и безопасный доступ к кадровой информации и процессам.
Ниже приведены несколько преимуществ, которые портал HCM предлагает компаниям в Китае.
Повышение эффективности
Портал HCM может систематически оптимизировать рутинные процессы сбора, ввода, обновления и анализа данных, что может существенно повысить эффективность организации. Например, процесс адаптации новых сотрудников в традиционной модели занимает около двух часов, в то время как в технологическом решении он занимает всего около 30 минут. Он делает это, объединяя процесс отправки, получения и утверждения запросов сотрудников на одном портале со встроенными уведомлениями как для руководителя, так и для сотрудника.
Уменьшение неточности
Портал HCM может снизить риск несоответствия требованиям, вызванного неточным вводом данных. В основном это достигается за счёт увеличения части данных, собираемых автоматически, передачи их другим процессам и сведения двойной работы к минимуму. Например, управление посещаемостью на портале HCM может обеспечить автоматический ввод/вывод пуансона в соответствии с индивидуальными правилами компании, и данные о посещаемости автоматически будут переданы в модуль заработной платы для расчёта благосостояния сотрудников. То же самое можно сделать с претензиями и заявлениями об увольнении. Это может, таким образом, уменьшить ошибку ручного ввода.
Локально совместимая заработная плата
Поддержание соответствия и избежание дорогостоящих ошибок в расчётах требует обновления коэффициентов вычета и вклада. Надёжный портал HCM, управляемый авторитетным поставщиком, обладающим локальными знаниями, будет своевременно обновлять факторы и методы обработки. Это жизненно важно сделать на национальном и городском уровнях. В следующий раз, когда расчёт или коэффициенты вклада изменятся в вашем городе, вам больше не нужно будет беспокоиться о пропущенном обновлении и о том, что зарплата за прошлый месяц не соответствует требованиям.
Анализ данных в реальном времени
Большинство порталов HCM генерируют аналитические отчёты с различных точек зрения бизнеса, которые могут дать ценную информацию о деятельности компании, чтобы помочь оптимизировать производительность бизнеса. Например, портал HCM может генерировать отчёт о посещаемости сотрудника в режиме реального времени в любой момент месяца, который может визуализировать данные в виде графиков и диаграмм в дополнение к кадровым процессам и добавлять ежедневные обновления с помощью настраиваемых панелей мониторинга. Такие четкие записи могут помочь менеджерам получить доступ к современным знаниям о работе своих сотрудников, когда это необходимо, и помочь сотрудникам лучше планировать и организовывать свои ежедневные графики в будущем. Такие отчёты скорее всего, они должны быть защищены таким образом, чтобы только нужные люди имели доступ, где бы они ни находились в мире, и чтобы эти данные в идеале были экспортируемы и принадлежали компании-клиенту.
Конфиденциальность данных и конфиденциальность сотрудников
Ручные HR-процессы часто требуют, чтобы данные сотрудников хранились вместе в электронных таблицах и других «плоских файлах» и передавались, возможно, все сразу по электронной почте. Ни один из этих методов по своей сути не является конфиденциальным, и большинство из них, скорее всего, рано или поздно нарушат соблюдение требований. В отличие от этого, портал HCM может позволить хранить данные HR более надёжно и более конфиденциально и послушно передавать их. При правильной конфигурации информация разделяется, индивидуализируется и становится доступной только назначенным руководителям в организации и/или лицам, уполномоченным получать доступ к отдельным частям своих собственных записей.
В зависимости от выбранного вами портала доступ к информации и утверждениям может быть настроен на несколько уровней доступа в соответствии с масштабом и потребностями компании. Например, финансовая команда обычно может иметь доступ только к окончательным суммам заработной платы каждый месяц, а не к отдельным разбивкам. Между тем, менеджер может просматривать отпуск и претензии, но не может быть посвящён в более личную информацию о сотрудниках и некоторые финансовые данные. При выборе системы сегодня такие конфигурации могут хорошо подходить организации и не быть дорогостоящими в настройке.
Преимущества удалённого управления работой
В условиях продолжающегося COVID-19 технический портал HCM имеет неотъемлемое преимущество в управлении персоналом и заработной платой для сотрудников, работающих удаленно. Поскольку он интегрирует различные процессы, связанные с персоналом и заработной платой, удалённым сотрудником можно легко управлять и самостоятельно обслуживать, следуя заранее определенным протоколам, установленным на портале HCM. Например, посещаемость сотрудника может быть автоматически отслежена путём входа/выхода из портала HCM. Который может быть отслежен и синхронизирован с модулями управления отпусками и расчёта заработной платы для других целей. Таким образом, запросы на посещение, отпуск и претензии легко обрабатываются в системе. Менеджеры могут утверждать запросы, содержащие лучшую информацию, более легко и из любого места, на ходу.
Это гораздо более практично, чем электронная почта и Excel в эпоху после COVID-19. Этого было бы трудно достичь при традиционном методе обработки кадров и расчёта заработной платы. Администраторам отдела кадров и расчёта заработной платы не нужно гоняться за изменениями и обновлениями. Портал может помочь уведомить о крайних сроках и должных действиях. Ваш администратор бэк-офиса также может завершить свою работу из любого места с гораздо большей лёгкостью. Этого было бы трудно достичь в традиционной модели управления персоналом и расчёта заработной платы.
С чего же начать?
С таким количеством преимуществ, перечисленных выше, многие компании, особенно небольшие фирмы, могут предположить, что принятие такого технологического решения является дорогостоящим или выходит за рамки их бюджета. Однако это уже не так. Если компания выберет SaaS или другую облачную модель, как это делает большинство малых и средних предприятий, то это будет существенно дешевле, чем самостоятельная разработка программного обеспечения и ИТ-инфраструктуры.
Нижеследующие вопросы необходимо учитывать в процессе принятия решений.
Бюджет
Фактическая стоимость портала HCM будет варьироваться в зависимости от сложности кадровой организации компании и обработки заработной платы, численности сотрудников, степени необходимости настройки, а также предпочтительной модели и функций портала.
Настройка индивидуального кадрового программного обеспечения и управление инфраструктурой только внутренними ресурсами компании требует много времени и затрат, но для крупных фирм это может быть единственным вариантом.
Для небольших фирм, не имеющих жёстких корпоративных требований к персоналу или очень сложной посещаемости, претензиям или расчётам заработной платы, можно рассмотреть облачные модели, которые часто гораздо менее затратны. Облачные порталы для малых и средних компаний стали мощными, гибкими, настраиваемыми, взаимосвязанными и часто очень быстро запускаемыми в действительности.
Компаниям, которые передают на аутсорсинг часть своих HR-администраторов или зарплат, рекомендуется попросить своего поставщика предоставить им решение. Варианты, которые они предоставляют, должны быть сопоставлены с другими на рынке. Хорошие поставщики должны быть в состоянии предложить совместимое китайское SaaS или другое облачное решение портала HCM в рамках своего основного предложения услуг.
Рассмотрим ключевые особенности
Важно создать список функций, которые важны для бизнеса. Расставьте приоритеты по этим функциям, и разделите функции must-haves и nice-to-have.
Совместимость портала HCM с другими системами компании
Чтобы получить максимальную отдачу от портала HCM, выбранное решение должно быть совместимо с другими системами, используемыми компанией. Например, бухгалтерский учёт и расчёт заработной платы имеют информацию, которая требуется друг от друга. Только тогда, когда системы совместимы друг с другом, может быть достигнуто успешное внедрение портала HCM. Это одна вещь, над которой компания должна работать вместе с поставщиком HCM.
Состояние поддержки системы
Конечным пользователем портала HCM являются сотрудники фирмы. Поскольку портал HCM должен освободить своих сотрудников от сложных или трудоёмких процессов, фирма должна обеспечить надлежащую поддержку для обработки запросов и любых неожиданных ситуаций после запуска системы. Это особенно важно на начальном этапе перехода.
Как уже упоминалось ранее, соблюдение требований является ключевым фактором, и пребывание на вершине быстрых и иногда очень локализованных изменений может означать неизбежные изменения, необходимые для установленной кадровой политики или расчёта заработной платы. Очень важно знать, как ваш поставщик HCM держит их в актуальном состоянии для мест, где у вас есть офисы и сотрудники, базирующиеся в Китае.
Потенциальные препятствия на пути внедрения технологических решений
Новые технические методы, очевидно, имеют различные преимущества. Однако они также оказывают дополнительное давление на штатный персонал отдела кадров и на всю компанию.
Например, сотрудники отдела кадров могут столкнуться с трудностями, пытаясь определить, какое решение является наиболее подходящим для перехода их компании к технологиям. В тех случаях, когда отсутствует адекватная ИТ-поддержка или внутренний ИТ-консультант недостаточно опытен, специалисты по персоналу могут быть не в состоянии определить, может ли конкретный вариант вписаться в их текущую систему, как он будет вписываться и как сделать систему максимально эффективной и продуктивной. Выбор подходящего программного обеспечения и подходящего поставщика был бы чрезвычайно сложной и непосильной задачей в таком сценарии.
Затем, после выбора модели автоматизации и программного обеспечения, компании будет трудно настроить систему самостоятельно, учитывая, что стандартное решение может не на 100 процентов соответствовать реальной ситуации компании. Чаще всего внутренние специалисты будут чувствовать, что им не хватает опыта и возможностей в этом аспекте, не имея представления о том, что делать и с чего начать.
Более того, для небольших фирм может не хватать ресурсов и бюджетов для оптимизации процессов управления персоналом и заработной платы и приведения их в соответствие с китайскими законами и правилами.
Используйте стороннего поставщика технических услуг
В тех случаях, когда у компании нет бюджета или времени для развития собственной внутренней команды, чтобы справиться с указанными выше трудностями, и она не хочет пропустить тенденцию автоматизации для улучшения своих бизнес-операций, одним из практических вариантов является сотрудничество со сторонним поставщиком услуг HCM.
Квалифицированный поставщик услуг HCM обычно обладает богатыми знаниями и опытом как в области управления человеческим капиталом, так и в области применения технологий. Они обладают следующими преимуществами:
- Они могут легко понять потребности компании-клиента и интегрировать требования к услугам с соответствующими технологиями.
- Они могут настроить портал HCM для удовлетворения определенных требований.
- Они могут организовать обучение сотрудников отдела кадров и других подразделений компании, чтобы обеспечить бесперебойное внедрение системы.
- Они также несут ответственность за техническое обслуживание портала и занимаются своевременным обновлением системы с целью полного соблюдения законов и местной практики.
Последний пункт – это действительно услуга с добавленной стоимостью, учитывая частые изменения соответствующего законодательства, начиная от ставок социального страхования и заканчивая индивидуальным подоходным налогом. Это создаёт дополнительный уровень сложности для портала HCM. Постоянно следя за этими изменениями, поставщик услуг HCM может избавить клиентов от больших неприятностей, имея дело со сложностями на портале HCM, вызванными нормативными обновлениями, и обеспечить дополнительный уровень безопасности компании в отношении ее статуса соответствия.
Что касается того, как найти квалифицированного стороннего поставщика услуг, основываясь на нашем опыте, мы перечислим следующие предложения:
Во-первых, компания должна изучить квалификацию поставщика услуг HCM, например квалификацию диспетчера труда. В то же время компании рекомендуется обратить внимание на судебные разбирательства и условия работы поставщика услуг HCM, чтобы оценить операционные возможности, уровень и стабильность компании.
Во-вторых, компании рекомендуется проверить предыдущие компании и случаи, управляемые поставщиком услуг HCM. Прошлые практики могут отражать силу и оперативные возможности поставщика услуг HCM.
В третьих, компании рекомендуется обратить внимание на продолжительность участия поставщика услуг на рынке для анализа и оценки признания компании, а также на то, имеет ли она достаточный опыт работы.
Наконец, необходимо также учитывать сеть и сферы обслуживания компании. Важно, чтобы поставщик услуг мог эффективно обслуживать филиалы компании.
Советы по успешной реализации
При внедрении интегрированного портала HCM компании могут столкнуться с различными препятствиями и проблемами. Приведенные ниже советы можно использовать при оптимизации функций технологического решения:
- Компании должны определить различные методы расчёта на портале HCM для своих филиалов, учитывая, что конкретные политики могут отличаться в каждом регионе.
- Компании должны активно сообщать о различиях между местным менеджментом и западным менеджментом в свои зарубежные штаб-квартиры, а также получить чёткое представление о том, как сохранить соответствие требованиям в Китае и в то же время соответствовать стандартам группы компаний.
- Доказано, что метод внедрения сверху вниз эффективен и эффективен при внедрении технологических решений, учитывая, что сотрудники иногда неохотно переходят на новую систему. Внимание и участие со стороны высшего руководства могут значительно сократить цикл внедрения.
- Для ознакомления сотрудников с новым решением будет очень полезно стандартизированное руководство по эксплуатации и своевременное обучение.
- В процессе сбора основных данных предлагается чёткое разделение полномочий и вторичная проверка данных для обеспечения точности и оперативности данных.
Статья об использовании технологий для улучшения управления персоналом и заработной платой в Китае, подготовлена Порталом PRC.TODAY по материалам сотрудника агентства China Briefing – Дэвида Ник.
Если вам понравилась статья или появились вопросы, оставьте ваш комментарий или обсудите эту статью на форуме.
